Dokumen yang Wajib Disiapkan Sebelum Mendirikan PT

Ringkasan singkat

1. Dokumen identitas pendiri & pengurus

Identitas yang lengkap mempercepat proses pembuatan akta dan pendaftaran di sistem AHU/OSS. Siapkan:

• Fotokopi KTP untuk pendiri, direktur, komisaris (WNI).
• Fotokopi Passport untuk pendiri atau pengurus WNA (sertakan KITAS/KITAP bila ada).
• Fotokopi NPWP pribadi pendiri dan pengurus (jika tersedia).
• Surat persetujuan / kuasa jika salah satu pendiri memberi wewenang pihak lain untuk menandatangani.

Tip: Scan identitas dengan kualitas baik (300 dpi) dan pastikan data terbaca; siapkan juga dokumen asli saat penandatanganan di notaris.

2. Dokumen/Informasi Perusahaan yang Harus Disiapkan

Informasi ini akan dimasukkan ke dalam akta pendirian dan data OSS:

• Nama PT (siapkan 3 alternatif nama untuk antisipasi penolakan karena duplikasi).
• Alamat kantor (alamat lengkap; siapkan bukti kepemilikan atau surat perjanjian sewa).
• Bidang usaha (KBLI) — pilih sesuai kegiatan usaha Anda.
• Modal dasar, modal ditempatkan & modal disetor — nominal dan pembagian saham antar pendiri.
• Susunan direksi & komisaris beserta jabatan dan alamat.

Pastikan alamat usaha sesuai zonasi setempat jika usaha memerlukan izin khusus (mis. industri, restoran, klinik).

3. Bukti domisili & dokumen tempat usaha

Bukti alamat usaha sering diminta oleh OSS, bank, dan instansi lain. Siapkan:

• Surat kontrak/sewa bermaterai dan fotokopi KTP pemilik gedung.
• Surat Keterangan Domisili dari kelurahan (jika diperlukan).
• Bukti kepemilikan (sertifikat tanah/SHM) bila punya kantor sendiri.
• IMB/izin bangunan bila kegiatan usaha memerlukannya.

4. Bukti modal & dokumen keuangan

Jika modal disetor sebagian atau sepenuhnya, siapkan bukti-bukti yang sah:

• Rekening koran / bukti setoran awal ke rekening perusahaan (jika sudah punya rekening sementara).
• Dokumen penilaian/valuta aset jika modal disetor berupa barang (mis. kendaraan, mesin, properti).
• Surat pernyataan nilai aset dan bukti kepemilikan aset (faktur, BPKB, sertifikat).

Catatan: Notaris akan mencatat bentuk penyetoran modal di akta—pastikan penilaian aset dapat dipertanggungjawabkan.

5. Dokumen untuk pemegang saham badan hukum / investor asing

Jika ada badan hukum atau investor asing yang menjadi pemegang saham, tambahan dokumen diperlukan:

• Akta pendirian & perubahan terakhir badan hukum pemegang saham (beserta SK Kemenkumham jika badan tersebut dari Indonesia).
• NPWP badan hukum (jika ada).
• Surat kuasa & SK pengurus badan hukum sesuai akta.
• Untuk WNA: fotokopi passport, KITAS/KITAP (jika relevan), dan dokumen pendukung terkait izin berinvestasi.

Jika investor asing, periksa batasan kepemilikan asing pada sektor tertentu (BKPM/OSS) dan siapkan dokumen tambahan sesuai ketentuan investasi.

6. Dokumen pendukung izin sektoral (jika diperlukan)

Tergantung KBLI kegiatan usaha, Anda mungkin perlu menyiapkan dokumen berikut:

• Surat izin lokasi / IMB
• CV or SOP terkait sanitasi/kesehatan (untuk usaha makanan)
• UKL-UPL / AMDAL (untuk usaha yang berdampak lingkungan)
• Izin usaha khusus (mis. SIUP, HO lama, izin praktik profesional)

OSS akan menunjukkan izin tambahan apa saja yang diperlukan setelah NIB terbit.

7. Dokumen tambahan yang berguna (praktis)

Dokumen non-wajib namun mempercepat proses administrasi:

• Surat pernyataan kesanggupan domisili (jika alamat kantor belum resmi).
• Draft akta pendirian (jika sudah dikonsultasikan dengan lawyer atau notaris sebelumnya).
• Surat keterangan bank awal (untuk bukti modal disetor jika dibutuhkan).
• Dokumen identitas pemegang manfaat (beneficial owner) bila diminta bank atau regulator.

8. Format & cara menyerahkan dokumen ke notaris / konsultan

Praktik umum yang memudahkan:

1. Format file: PDF untuk dokumen resmi; JPEG/PNG untuk scan KTP/Passport.
2. Nama file yang rapi: mis. KTP_Nama_Pendiri_A.pdf atau AKTA_PENDIRIAN_DRAFT.pdf.
3. Susun daftar isi dokumen saat mengirim via email agar notaris cepat memeriksa kelengkapan.
4. Simpan salinan asli untuk penandatanganan fisik di kantor notaris.

9. Kesalahan umum & cara menghindarinya

• Scan buram atau tidak lengkap: selalu scan dokumen full page agar semua informasi terbaca.
• Tidak menyiapkan bukti alamat yang sah: siapkan kontrak sewa bermaterai atau SK domisili.
• Modal disetor tanpa bukti bank: selalu minta bukti transaksi dan simpan bukti setoran.
• Tidak menyiapkan dokumen badan hukum pemegang saham: siapkan akta dan SK terakhir untuk menghindari penundaan.

10. Layanan Valqis: kami bantu siapkan semua dokumen

Jika Anda ingin proses yang lebih cepat dan minimal kesalahan administratif, Valqis menyediakan layanan document preparation untuk pendirian PT: pengecekan dokumen, drafting akta, pengajuan AHU, OSS/NIB, NPWP, dan urusan izin dasar.

Butuh bantuan menyiapkan dokumen? Lihat paket Valqis

Konsultasi awal sering kali memberikan gambaran lengkap dokumen apa yang perlu Anda persiapkan — termasuk perhitungan estimasi biaya & waktu.

Checklist ringkas (printable)

1. KTP/Passport pendiri & pengurus
2. NPWP pribadi pendiri & pengurus
3. Nama PT (3 alternatif)
4. Alamat kantor + bukti sewa/sertifikat/IMB
5. KBLI / bidang usaha
6. Modal dasar, modal ditempatkan & modal disetor
7. Bukti penyetoran modal (rekening koran / bukti transfer)
8. Dokumen aset jika modal disetor non-tunai
9. Akta & SK badan hukum pemegang saham (jika ada)
10. Dokumen izin sektoral (IMB, izin lingkungan, dll.)
11. Surat kuasa (jika penandatanganan diwakilkan)
      

FAQ — Pertanyaan yang sering muncul

1. Apakah dokumen harus dilegalisir sebelum dikirim ke notaris?

Umumnya tidak perlu legalisir untuk dokumen identitas. Namun dokumen badan hukum (akta) bisa diminta dalam bentuk aslinya atau fotokopi yang dilegalisir, tergantung permintaan notaris.

2. Bisakah modal disetor setelah akta ditandatangani?

Bisa. Prinsipnya modal ditempatkan dan sebagian disetor sesuai kesepakatan; bukti penyetoran harus disimpan karena akan diminta saat pengurusan NPWP atau verifikasi bank.

3. Jika menggunakan virtual office, dokumen apa yang diperlukan?

Siapkan perjanjian sewa virtual office, surat keterangan domisili, dan bukti layanan virtual office sebagai dokumen pendukung alamat usaha.

4. Dokumen apa yang diminta jika pendiri adalah badan hukum asing?

Biasanya diminta akta pendirian badan hukum tersebut, SK pengesahan, daftar pemegang saham, serta NPWP/ dokumen pajak jika berlaku di negara asal.

5. Bisakah Valqis menyiapkan semua dokumen untuk saya?

Ya. Valqis menawarkan layanan end-to-end termasuk pengecekan dokumen, drafting akta, pengajuan AHU, OSS/NIB, dan NPWP. Klik di sini untuk paket layanan.